Kenmerken en aanpak
Verkenning
Bij het opstellen van een e-mailbericht hoef je niet al te lang stil te staan bij de verschillende stappen van het schrijfproces. Een kort denkproces over de inhoud en het doel gaat aan de eigenlijke mail vooraf. Een e-mailbericht is doorgaans een korte tekst waarin je iets wil meedelen of waarin je een vraag stelt.
Weet wel dat in een e-mail non-verbale uitdrukkingswijzen, zoals intonatie, gezichtsuitdrukkingen en gebaren, ontbreken. E-mailberichten kunnen daardoor verkeerd begrepen worden door de bestemmeling. Wees daarom voorzichting met humoristische of sarcastische opmerkingen die kunnen leiden tot misinterpretaties. Wanneer woorden volledig in hoofdletters geschreven worden, komt dit volgens de netiquette overeen met schreeuwen. Dat doe je dus beter niet.
Info verzamelen – Info ordenen
- Eén onderwerp
Stuur liever twee of meer mails, i.p.v. één lange mail met verschillende onderwerpen. Veel gebruikers archiveren namelijk hun mail op basis van het onderwerp. Geef dit onderwerp ook duidelijk aan. Stuur nooit een mail met een blanco onderwerpveld of met een te algemeen onderwerp, zoals ‘vraagje’ of ‘hallo’.
- Opbouw
In een formele mail begin je met jezelf voor te stellen, tenzij de ontvanger je reeds kent. Wanneer je mailt naar een lector, vermeld je altijd je studierichting en -jaar. Wees altijd kort en bondig in een e-mail, en vermijd herhalingen. Schrijf nooit ellenlange berichten.
Gebruik niet te veel extra opmaak ( zoals vet, schuin of onderlijnd) en zorg ervoor dat een langer bericht onderverdeeld is in alinea’s die van elkaar gescheiden zijn door witregels.
Uitschrijven
- De geadresseerde(n)
Als je een e-mail wil opstellen, moet je bij jezelf nagaan voor wie de tekst bedoeld is. Kies de geadresseerde(n) van je e-mail zorgvuldig.
- De onderwerpsregel
Vul in een e-mailbericht altijd de onderwerpsregel in. De onderwerpsregel is erg handig voor de geadresseerde. Die kan dan veel sneller bepalen wat het precieze doel van je e-mail is. Formuleer het onderwerp van een e-mail zo precies mogelijk. Dat is erg handig voor wie veel e-mails per dag moet lezen en verwerken. Je kunt een onderwerp bijvoorbeeld concreter maken door een specificatie toe te voegen.
- De aanspreking
Met de aanspreking begint de eigenlijke tekst van een e-mail. De richtlijn geeft aan om na de aanspreking en de slotgroet geen komma te plaatsen, maar vermeldt daarbij wel dat een komma mogelijk is. Gebruik voor formele zakelijke e-mails een formele aanspreking. Gebruik voor informele zakelijke e-mails een informele aanspreking.
Zie onder Voorbeelden.
In e-mailverkeer kun je meestal vlugger overschakelen van een formele naar een informele aanspreking, maar houd er rekening mee dat niet iedereen graag meteen met de voornaam wordt aangesproken.
Als je snel heen en weer aan het mailen bent, kun je de aanspreking in de vervolgmails weglaten.
- Eigenlijke tekst
Zet in een e-mail één witregel tussen de aanspreking en de eerste alinea, en één witregel tussen de laatste alinea en slotgroet. Houd bij de e-mail de alinea’s kort en kernachtig. Schrijf geen alinea’s die meer dan vijf regels van het scherm vullen. Het hele bericht mag niet langer zijn dan een schermpje vol.
Houd de tekst van een e-mail bij voorkeur kort. Werk met bijlagen als je te veel detailinformatie moet geven. Bij e-mails kun je ook met hyperlinks werken om naar specifieke informatie op het internet te verwijzen. Geef telkens aan wat het doel van een bijlage of een link is.
Als je iets van de geadresseerde iets verwacht, zeg je dat duidelijk in de laatste alinea.
Kijk uit met ironie of gebruik een emoticon (bijvoorbeeld ☺) maar overdrijf hier niet mee. Gebruik geen afkortingen, dat is voor sms-taal. Zet geen woorden in hoofdletters, want dat lijkt op SCHREEUWEN.
Gebruik consequent de u-vorm in formele zakelijke e-mails. Gebruik de vormen je en jullie alleen in duidelijk informele zakelijke e-mails of als je doelgroep alleen uit jongeren bestaat. Gebruik geen hoofdletters voor de voornaamwoorden u en uw.
Hanteer een moderne schrijfstijl. Formuleer de tekst zoals je dat in verzorgde spreektaal doet. Vermijd ambtelijke, plechtstatige formuleringen.
- Slotgroet
Sluit zakelijke e-mails met een gepaste slotgroet af. Laat de slotgroet altijd goed corresponderen met de aanspreking: bij een formele aanspreking hoort geen informele slotgroet, en omgekeerd. Als je na de aanspreking geen komma zet, doe je dat ook niet bij de slotgroet. Onderteken met voornaam, gevolgd door familienaam.
Zie onder Voorbeelden.
Gebruik in e-mails geen afkortingen als mvg (met vriendelijke groeten) of gr (groeten). Die geven gemakkelijk een slordige en respectloze indruk. Als je snel heen en weer aan het mailen bent, kun je de slotgroet in de vervolgmails weglaten en ter afsluiting alleen je naam vermelden.
Controle
Mail alleen als het nodig is. Zoek altijd eerst zelf naar een antwoord op een vraag of een oplossing voor een probleem, voordat je daarover met anderen mailt.
Laat je tekst eens nalezen door een familielid, een vriend of een collega. Dt-fouten zijn stoorzenders in e-mails.
Kijk alles goed na voor je een mail verstuurt. Is de boodschap duidelijk? Zit de toon van de boodschap wel goed? Staan er geen storende taal- of spelfouten in de tekst? Zit de bijlage erbij?