Kenmerken en aanpak

Verkenning

In een samenvattend verslag geef je beknopt weer wat er in de vergadering is besproken en besloten. Een verslag moet volledig zijn, zeker als het een informatiebron is voor degenen die niet aan de vergadering hebben deelgenomen.

Info verzamelen

Ga na wie de voorzitter is van de vergadering, wie er allemaal aanwezig is, wie zich verontschuldigd heeft en wie afwezig is. Houd ook het begin- en het einduur van de vergadering in de gaten. Bij de uitnodiging voor een agenda zit meestal een agenda, dat zijn de verschillende punten die zullen worden besproken op de vergadering. Neem de agendapunten mee naar de vergadering.

Doe aan het eind van een vergadering niet meteen je kladblok dicht. Je kunt je aantekeningen het beste zo snel mogelijk controleren. Nu weet je nog goed wat er is besproken en kun je eventueel nog aanvullingen maken.

Info ordenen

Selecteer informatie uit je aantekeningen. Lees je aantekeningen door en ga per agendapunt na wat er in het verslag moet komen.

Orden de informatie. Het doel van notities nemen is dat je achteraf snel kunt zien wat er besproken en besloten is. Daarom moet je de informatie uit je aantekeningen logisch ordenen. Niet alleen hanteer je in je verslag dezelfde punten en volgorde van de agenda, maar ook breng je per agendapunt ordening aan in je verslag. Je zet bij elkaar wat bij elkaar hoort.

Uitschrijven

Goede notities maak je door je verslag zo objectief en beknopt mogelijk te schrijven. Zorg dat je op de volgende punten let:

– Formuleer positief/neutraal. Een verslag mag geen persoonlijke meningen of waarnemingen bevatten. Het verslag moet een feitelijke weergave zijn van een vergadering. Suggestief taalgebruik moet je dan ook zien te vermijden. Dus niet: “Ria wijst zuchtend op …”, maar “Ria wijst op …”.

– Geef iemands woorden niet letterlijk weer. Spreektaal is iets anders dan schrijfstijl. Vaak springen mensen in hun verhaal van de hak op de tak, maken ze zinnen niet af, of formuleren zaken omslachtig. Om je verslag beknopt en leesbaar te houden, moet je je aantekeningen als het ware herschrijven. Voorkom ambtelijk taalgebruik en vakjargon. Wees ook spaarzaam met afkortingen.

– Maak van je verslag geen roman. In je verslag moet je bondig weergeven wat de uitkomsten van de bijeenkomst zijn. Beschrijf dus niet in detail hoe de vergadering is verlopen.

– Vermijd vanzelfsprekendheden. Aankondigen dat bijvoorbeeld de voorzitter het volgende agendapunt wilde bespreken, is overbodig. Dat spreekt immers voor zich; het is de taak van de voorzitter om agendapunten aan te kondigen.

– Wees zo exact mogelijk. Vermeld exact welke zaken op welk moment zijn afgesproken en wie wat op welk moment moet doen. Dus bijvoorbeeld: “Besloten wordt dat Jan het volgende teamoverleg voorbereidt. Hij stuurt uiterlijk maandag 23 november 2005 de teamleden de agenda toe.”

– Wissel korte zinnen met lange zinnen af. Een goede afwisseling van deze twee zorgt voor een prettig leesbare tekst.

– Laat het vraag-antwoordspel achterwege. Het is niet altijd van belang om weer te geven wie wat zegt en wie waarop reageert. Het gaat om de inhoudelijke informatie. Neem dan ook alleen het eindoordeel van een discussie in je verslag op.

– Schrijf tenslotte actief. Vermijd passief taalgebruik zoveel mogelijk.

De structuur van een verslag ziet er meestal als volgt uit:

De kop

De kop van het verslag bevat alle zakelijke gegevens. Hier noteer je:

– Naam van de vergadering.

– Datum en plaats.

– Namen van de aanwezigen, in alfabetische volgorde en liefst met vermelding van hun vergaderfunctie (voorzitter, notulist enz.).

– Noteer ook de namen van de afwezigen en van diegenen die zich verontschuldigd hebben.

De agenda

Je neemt in je verslag de agenda op zoals die uiteindelijk in de vergadering is besproken. Vaak wordt er tijdens de vergadering afgeweken van de eerder opgestelde volgorde van gespreksonderwerpen.

De agendapunten

Hanteer in je verslag dezelfde volgorde als die van de agenda. Voorzie de agendapunten in je verslag van dezelfde nummers en titels als in de agenda. Op deze manier kunnen lezers informatie gemakkelijk terugvinden.

Standaardpunten van een agenda zijn:

– Opening: de voorzitter heet iedereen welkom.

– Goedkeuring van het vorige verslag: het verslag van de vorige vergadering wordt besproken en eventuele opmerkingen worden genoteerd.

– Agendapunten: de verschillende agendapunten worden besproken.

– Rondvraag/Varia: aan het einde komt de vraag of iemand nog iets op te merken heeft. De vragen en reacties verwerk je in de notulen.

– Sluiting: in je verslag vermeld je de eindtijd van de vergadering. Verder vermeld je de nieuwe vergaderdatum, -plaats en –tijd.

Controle

Ga na of je de specifieke structuur van het verslag gevolgd hebt. Staan alle belangrijke zaken erin?

Is het verslag overzichtelijk? Een overzichtelijk verslag is namelijk handig om te gebruiken en leest ook gemakkelijk. Hou daarom voldoende marges en witregels. Vergeet ook niet om consequent te zijn in je opmaak.

Vermijd fouten. Fouten zorgen ervoor dat de aandacht van de lezer wordt afgeleid of, sterker nog, dat ergernis wordt gewekt. Een correct verslag betekent een verslag zonder taalfouten, zonder spel- en tikfouten en al zeker zonder stijlfouten. Schrijf je verslag ook in de onvoltooid tegenwoordige tijd om een gevoel van betrokkenheid en actualiteit te creëren.

Je maakt en verspreidt het verslag zo snel mogelijk na de vergadering, anders zijn gemaakte afspraken misschien al achterhaald. Vaak gaan deelnemers pas met hun toegewezen taken aan de slag zodra die op papier staan. Dan zien ze wat ze precies moeten doen. Hoe langer je wacht met verspreiden, hoe langer het duurt voordat iedereen zijn taken uitvoert.